Table of Contents
بحث عن السكرتارية والعمل المكتبي وظيفة السكرتارية والعمل المكتبي Secretary من أهم الوظائف الإدارية التي تعقد على كاهلها الكثير من أعباء الشركات والمؤسسات ويرجع ظهورها إلى عصر الثورة الصناعية في أوروبا وقد تميز الأشخاص الذين يعملون في هذه الوظيفة بالمصداقية والأمانة وحفظ المعلومات الخاصة بالعمل إلى جانب تعلم القراءة والكتابة
Secretary وهو الاسم الاصلي لكلمة سكرتارية والذي اشتقت من Secret وهي تعني السر وذلك يوضح أهمية كتمان المعلومات السرية الخاصة بجهة العمل وفي بداية الأمر كانت أهمية هذه الوظيفة في إمكانية ترتيب ومتابعة الأوراق الرسمية قبل أن تصل إلى المدير ولكن بعد ذلك ومع تطور المهام أصبحت من الوظائف التي لا غنى عنها
بحث عن السكرتارية والعمل المكتبي
تعريف السكرتارية
هي عبارة عن مجموعة أعمال الهدف منها العمل على توفير المساعدات الإدارية في داخل المؤسسة أو الشركة وذلك عن طريق جمع المعلومات والبيانات التي تعمل على دعم وتطوير بيئة العمل وذلك من أجل تقليل الجهد والوقت والمال المبذول وتخفيف الأعباء
بحث عن السكرتارية والعمل المكتبي السكرتارية ليست من المهن الحديثة بل أنها ظهرت مع بداية وجود العمل الإداري في المؤسسات الحكومية والشركات الخاصة فهي بمثابة همزة وصل يربط بين جميع إدارات الشركة وتهدف هذه المهنة الى توفير كافة المعلومات والبيانات المطلوبة من أجل تحسين وتطوير سير العمل بشكل يتناسب مع التطورات والمستجدات الهائلة وخاصة بعد عصر التكنولوجيا الحديثة والتقنيات المتطورة سواء كانت معلومات إدارية أو هندسية أو فنية ولذلك أصبحت مهنة السكرتارية من أهم القواعد الأساسية التي تساعد على توطيد الشركة وإمكانية تطويرها بالشكل الصحيح
بحث عن السكرتارية والعمل المكتبي أهمية السكرتارية والعمل المكتبي
بحث عن السكرتارية والعمل المكتبي ترجع أهمية هذه الوظيفة إلى عدة نقاط وهي كالتالي :_
- تهدف إلى إمكانية تخفيف ضغط العمل على الرؤساء والمدراء وذلك عن طريق التعاون معهم
- متابعة كافة الأوراق الرسمية والمعلومات العامة قبل وصولها إلى المدير وذلك تخفيفا للأعباء التي تقع على عاتقه
- العمل على ترتيب وتنسيق الأعمال الإدارية مثل الاجتماعات والمؤتمرات والندوات وتحديدها في الوقت الذي يتناسب مع ظروف العمل
- تحرص السكرتارية على توفير العديد من وسائل الاتصال بين المدراء ورؤساء الأقسام وبين العالم الخارجي
- التأكد من صحة المعلومات والبيانات التي تتعلق بالعمل قبل اعتمادها بصورة رسمية
خصائص السكرتارية والعمل المكتبي
بحث عن السكرتارية والعمل المكتبي ساهمت التكنولوجيا الحديثة والتقنيات المتطورة على تطوير قطاع العمل بصفة عامة والأعمال الإدارية بصفة خاصة حيث أصبحت وظيفة السكرتارية أكثر أهمية عن غيرها من باقي الوظائف الإدارية وتعتمد هذه الوظيفة على العديد من الخصائص التي يجب توافرها وهي على سبيل المثال :_
- توافر عنصر الصدق والمصداقية في التعامل وكتمان الأسرار وذلك من أهم الخصائص
- اللباقة والاحترام في التعامل وحسن التصرف
- يحب أن تتميز بسرعة البديهة والعمل بذكاء حاد
- توافر القدرة على تحمل المسئولية التي تقع على عاتقها وتحمل ضغوطات العمل الكبيرة
- التحلي بالصبر والفطنة في التعامل
- التمتع بالنشاط والحيوية والرغبة في العمل والاستعداد التام للعمل منذ بداية الدوام الرسمي
- توافر الاحترام في التعامل بين الأفراد
- حسن المظهر
- التعرف على كافة القواعد الأساسية التي تتعلق بجهة العمل
- الالتزام بالمواعيد المحددة وتقدير عنصر الوقت وأهميته
بحث عن السكرتارية والعمل المكتبي
ما هي الأعمال التي تتعلق بالسكرتارية والعمل المكتبي
- الحرص على متابعة وتنفيذ جدول الأعمال
- العمل على إعداد التقارير التي تتعلق بالمصاريف والأعمال الإدارية بصفة دورية
- القيام ببعض المهام التي تتمثل في التعاقد مع بعض الشركات مثل شركات النقل وشركات الشحن
- ترتيب الندوات والمؤتمرات والاجتماعات في الأوقات المناسبة والحرص على. حجز القاعات المخصصة لذلك مع دعوة الاعضاء واستقبالهم
- تجهيز كافة الأمور التي تتعلق بالعملاء والضيوف والزوار
- اعداد وترتيب كل ما يلزم بالرحلات العملية التي يقوم بها المدراء ورؤساء الأقسام والتي تتمثل في الحجز والدفع
- استقبال الشكاوي و الاقتراحات والاستفسارات من الموظفين وعرضها على المدير
- اعداد التقارير التي تتعلق بسير العمل ومتابعتها بصفة دورية للتعرف على فاعليتها في سير العمل
- متابعة البريد اليومي
- التعامل مع الأجهزة الإلكترونية الحديثة لإنجاز المهام الإدارية بشكل دقيق للغاية
- ترتيب الملفات والمستندات التي تتعلق بالأعمال الإدارية
- الحرص على إحضار كافة الاجتماعات والمؤتمرات والندوات وذلك بهدف عرض جدول الأعمال وتسجيل الملاحظات الهامة
- الإشراف على كافة الأقسام المختلفة والتأكد من انجاز كلا منهم لمهامه وذلك عن طريق التواصل مع الأقسام الأخرى