كيفية إعداد خطة عمل ناجحة
من منا لا يحلم بتكوين العمل المستقل الخاص به؟ من منا لا يسعى إلى النجاح في إنجاز الأعمال بشكل دائم والتطور؟
فقد يبذل الكثير منا الجهد المتواصل في العمل دون جدوى، ودون معرفة السبب وراء عدم تحقيق النتائج المطلوبة.
وهنا يظهر الدور الهام لضرورة إعداد خطة عمل حيث أنها تعُد بمثابة النهج الذي يسير عليه أصحاب العمل خلال رحلتهم للوصول إلى الأهداف المرجوة.
وسواء كان الهدف من وراء الأعمال هو تحقيق الربح المادي أو الانتشار الواسع في سوق الأعمال، فالعامل الأول لتحقيق ذلك هو تحديد المسار الذي يجب سلكه للنجاح.
فبدون إعداد خطة عمل متقنة قد يتعرض أصحاب العمل والمنظومة بأكملها إلى التخبط والسير وفقًا لأهداف غير منظمة ولا محددة.
ولهذا لابد من وضع إستراتيجية محددة لتقديم المساعدة سواء في حل المشكلات، أو التركيز على زيادة المهارات الخاصة بالموظفين، والربط بين أفراد منظومة العمل.
على الرغم من اقتناع الكثير منا بأهمية إعداد خطة عمل يتم من خلالها توضيح مسار المشروع، ونسب نجاحه، والمعوقات التي تواجهه وكيفية إيجاد الحلول لها، إلى جانب حساب التكاليف المادية ونسبة الأرباح.
إلا أن البعض قد يجهل كيفية إعداد خطة عمل ناجحة، والخطوات التي يجب السير عليها، وهو ما سنوضحه خلال السطور التالية لمساعدة الجميع.
خطوات إعداد خطة العمل
- في البداية لابد من وضع تصور مبدئي عن طبيعة العمل المراد تنفيذه.
وكيفية توازنه مع المعطيات المتوافرة من بيئة العمل، الإدارة، والموظفين، هذا التصور يساعد بشكل كبير على إعداد خطة عمل جيدة.
- الخطوة الثانية في إعداد خطة عمل متوازنة هو تحديد الأهداف المراد تحقيقها من هذا العمل.
وخلال هذه الجزئية يتم وضع مجموعة من الأهداف التي يجب السير وفقًا لتحقيقها.
مع ضرورة أن تكون هذه الأهداف واقعية ويسهل تحقيقها على أرض الواقع وتقبل القياس، فهذه الأهداف هي من تحدد مدى نجاح العمل من فشله.
- وضع مجموعة من الاستراتيجيات الأساسية التي يتم من خلالها تحديد العقبات والمشاكل التي تعوق تنفيذ العمل.
ووضع تصور واضح لإيجاد حلول وطرق مناسبة للتخلص منها.
فهذا البند من أساسيات إعداد خطة عمل لأنه يجعل صاحب العمل في حالة من الذهن الحاضر للخروج من المشاكل.
- لابد أن تشمل خطة العمل أيضًا الشركاء والعملاء الذين يساهمون في تنفيذ المشروع.
ومدى الاستفادة منهم، ومدى استفادتهم هم، والفائدة التي ستعود على النشاطات الخاصة بالعمل والمنتجات حصيلة هذا العمل.
- تحديد موارد العمل من أهم أساسيات نجاح خطة عمل أي مؤسسة.
فتحديد الموارد يتم من خلال معرفة فريق العمل المكلف بالتنفيذ وقدراته، الموارد المالية وحجم تكلفة العمل، دعم الإدارة ومدى تعاونها مع المعطيات، حتى لا تحدث الصدامات بعد بدء العمل.
- لابد أن يتم تحديد الأدوار بشكل منظم وواضح خلال إعداد أي خطة عمل.
حتى يسير كل شخص وفقًا للدور المحدد له، وبالطبع تتكامل هذه الأدوار لتنفيذ خطة العمل وتحقيق الأهداف المرجوة.
- توزيع الأدوار بشكل جيد.
حيث يقوم رئيس العمل أو المشروع المراد تنفيذه بتوزيع المهام والمسئوليات على الموظفين والمشاركين في مراحل خطة العمل المتعددة.
وهذا استعدادًا لبدء تنفيذ الخطة بشكل سليم دون تخبط.
- تحديد الوقت والجدول الزمني للتنفيذ من أهم سمات إعداد خطة عمل جيدة.
فهذا الجدول يساعد في تحديد موعد التنفيذ الفعلي للعمل، وموعد الانتهاء إذا كان المراد تنفيذه المشروع محدد بوقت محدد.
- في النهاية لابد من متابعة مؤشرات العمل التي توضح مدى نجاح خطة العمل.
ومتابعة تحقيق الأهداف بشكل مستمر للتأكد من السير بشكل صحيح.