Table of Contents
خطة عمل هي الطريقة التي يمكنك من خلالها بدء خطواتك الأولى والأهم نحو تحقيق الهدف وذلك من خلال ترتيب الأفكار وتحديد الأهداف ووضع الإمكانيات المتاحة صوب الأعين والتعرف على التحديات والصعاب ومن ثم التعرف على نقطة البداية لتحقيق هذه الأهداف، كما يمكن إعداد خطة عمل لإعادة تقييم مشروعك والتعرف على ما تم إنجازه، وما تم إهداره من وقت ومجهود ومال وهل أنت على الطريق الصحيح لخطة العمل الأولية أم لا؟
كيفية إعداد خطة عمل كالمحترفين ؟
يمكنك إعداد خطة عمل كالمحترفين من خلال اتباع الخطوات التالية:
الخطوة الأولى: ما هو الهدف من وضع خطة عمل؟
يجب الإجابة على هذا السؤال بكل وضوح ما هو الهدف الرئيسي الذي تسعى إليه من خلال وضع خطة عمل، مع تحديد الوقت اللازم للوصل إلى هذا الهدف.
الخطوة الثانية: وضع مقدمة تحتوي على كافة المعلومات الأساسية
يتم كتابتها بشكل موجز وجذاب كعرض تقديمي للخطة بحيث تكون هذه المقدمة كملخص عام لها يمكنك من خلالها التعرف على كافة المعلومات حول خطة العمل، مثل الأسباب والدواعي إلى وضع خطة العمل وكذلك الهدف منها، وما هي الفترة الزمنية المحددة للوصول إلى تلك الأهداف مع سرد بعض الإحصائيات والتفاصيل والتوصيات حولها.
الخطوة الثالثة: تحديد الأهداف ومدى أهميتها
أي وضع تصور شامل للمشروع وذلك من خلال تحديد الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى ومدى أهميتها في تحقيق الهدف الأساسي من خطة العمل وذلك لدراسة التحديات والصعاب التي تواجه كل هدف والإمكانيات المتاحة من أجل تحقيقه، بعض خطط العمل يتم تقسيم الأهداف بها إلى أهداف قصيرة المدى ومتوسطة وطويلة المدى وذلك في حالة وجود تفاوت كبير بينها، وأخيرًا يجب كتابة هذه الأهداف بأسلوب واضح غير قابل للتأويل.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير عمل بطريقة احترافية وأهمية إعداده بالنسبة للمؤسسات
الخطوة الرابعة: ترتيب الأهداف من أجل الوصول إلى نتائج ملموسة بطريقة SMART
وهي طريقة يمكن من خلالها تحديد وترتيب الأهداف وذلك للوصول إلى نتائج حقيقة وملموسة قابلة للتنفيذ ويشير كل حرف فيها إلى وسيلة
(S) وتشير إلى Specific أي حدد الفئة المستهدفة التي تهدف إلى الوصول إليها من خلال خطة العمل في مشروعك
(M) وتشير إلى Measurable القياس أي أختر أهدافًا قابلة للقياس يمكن من خلالها الحصول على نتائج ملموسة يمكن قياسها مثل (سوف ترتفع نسبة المبيعات في الشركة بنسبة 40% في عام 2020) وليست نتائج عامة لا يمكن لمسها مثل (سوف يتحسن الوضع المالي للشركة في عام 2022).
(A) وتشير إلى Achievable أي ضع أهداف قابلة للتحقيق واقعية وليست مستحيلة، وذلك من خلال التعرف على الإمكانيات المتاحة ودراستها جيدًا وكذلك دراسة السوق المستهدف والكيفية التي يمكن من خلالها تحقيق هذه الأهداف مع مراعاة التحديات وكيفية التعامل معها.
(R) وتشير إلى Relevant الصلة والمعنى أنه يجب أن تكون هناك صلة وثيقة بين الأساليب واستراتيجيات التنفيذ وبين الأهداف، مثلًا إذا كانت الخطة حول (رعاية الصحة النفسية لدى طلاب المدرسة) فلا يوجد داعي لقياس (طول ووزن) الطلاب على الرغم من أهميتهم في مجال الرعاية الصحية عمومًا لكن لا توجد صلة بين هذا الإجراء والهدف الأساسي من الخطة وهو (رعاية الصحة النفسية لدى طلاب المدرسة).
(T) وتشير إلى Time bound أي الجدول الزمني المتاح لتنفيذ الخطة والحصول على نتائج واقعية ملموسة والذي يمكن من خلاله التعرف على تقييم مسار الخطة في الاتجاه الصحيح من تحقيق الأهداف أو العكس.
الخطوة الخامسة: ماذا تمتلك من موارد؟ وما هي أهميتها في نجاح الخطة؟
تحديد كافة الموارد الإمكانيات المتاحة وتوظيفها في إطار تحقيق الأهداف من خلال خطة العمل وذلك للاستفادة القصوى منها والموارد تنقسم إلى موارد مالية تتمثل في المال والعقارات وكل ما يمكن تحويله إلى أموال، وموارد بشرية وتتمثل في الموظفين والمستشارين والخبراء.
الخطوة السادسة: ما هي التحديات التي تواجه خطة العمل؟ وكيف يمكن تفاديها ؟
وهي من أهم الخطوات بالغة التأثير في نجاح خطة العمل أو فشلها، لأن توقع كافة التحديات يجعلك دائمًا في حالة يقظة ودفاع دائم في التخلص من أي عائق قد يتسبب في تغيير مسار خطة العمل، لذا كن منتبهًا جدًا لجميع العقبات والتحديات المحيطة بك وحاول تذليلها بكافة الطرق والتحايل عليها من أجل الوصول إلى الهدف من الخطة.
إقرأ أيضًا: نموذج كتابة تقرير بشكل احترافي
الخطوة السابعة: من المسؤول؟
والمسؤولية هنا ليست مسؤولية مطلقة بل لكل مهمة شخص مسؤول ومتخصص يمكنه تنفيذ المهمة باحتراف وتحقيق أفضل النتائج، لذا يكمن السر وراء نجاح أي خطة عمل في الفريق الذي تم اختياره من أجل تحقيق هذه الخطة ومدى كفاءته ومقدار التعاون بين أعضاء الفريق، وقدرته في مواجهة التحديات المختلفة.
الخطوة الثامنة: ضع استراتيجية خاصة لتحقيق الهدف
تعتمد على خطة العمل، وعلى كافة البيانات التي تم إعدادها وحصرها من خلال خطة العمل مع توضح كيفية استغلال الموارد المتاحة ومواجهة التحديات والعقبات في إطار زمني محدد.
المصدر