Table of Contents
خطة عمل جيدة هي ما يحتاجها فريق العمل التطوعي، حيث يتم إعدادها على أسس يتم التخطيط لها جيدًا، فقد يعتقد البعض أن العمل التطوعي يختلف عن مجالات العمل الأخرى التي تحتاج إلى خطة تسير عليها، وهذا اعتقاد خاطئ بلا شك فالعمل التطوعي كغيره من الأعمال والمشاريع الأخرى يلزم للقيام به تخطيط وإدارة جيدة.
وكما يحتاج العمل التطوعي لخطة عمل جيدة يحتاج أيضا إلى فريق عمل من المتطوعين الذين يجب أن تتوافر بهم عدد من الصفات، التي نضمن بها نجاح خطة العمل وتنفيذها على النحو الذي تم التخطيط له، ولذا نورد في مقالنا هذا الخطوات التي يجب أن نقوم بها لإعداد خطة عمل جيدة وكيفية تشكيل فريق عمل ناجح.
خطة عمل فريق تطوعي
يهدف السبب من وراء إعداد خطة عمل فريق تطوعي إلى تيسير معرفة الخطوات الرئيسية والأساسية التي على أساسها تم بدء العمل أو المشروع، وتهدف هذه الخطة أيضا إلى معرفة الأهداف التي تتضمنها الخطة وتسعى لتحقيقها، كما أن إعداد مثل هذه الخطة للفريق التطوعي تبرز أهميتها في تحديد هيكل للفريق والحفاظ على هذا الهيكل، كما تتيح كذلك للأعضاء اللاحقين الانضمام للعمل ومتابعته وفقا لأهداف الفريق وما تم تأسيس الفريق على أساسه وما تبناه من رؤية وأهداف في المجتمع.
فريق العمل التطوعي
يجب قبل تشكيل خطة العمل تأسيس فريق يقوم بتخطيطها والعمل على تنفيذها وأن يضم هذا الفريق عدد من الأقسام والأعضاء، الذين يوكل إليهم مهام يبنى عليها العمل التطوعي وتساهم في تحقيق الأهداف التي تضمنتها خطة العمل، ويجب أن تتوافر في هذا الفريق عدد من الأقسام والأفراد وهم على النحو التالي:
- صاحب فكرة العمل التطوعي أو المالك لها.
- تحديد مجال العمل الذي تتمحور حوله الفكرة والتعرف على الفرق المنافسة.
- قسم العلاقات العامة.
- قسم الموارد البشرية.
- أعضاء الهيئة الإدارية.
- رئيس الفريق الذي يجب أن يكون لديه خبرة في مجال التخطيط.
- عضو بالفريق لديه الخبرة بالحياة الاجتماعية.
خطوات إعداد خطة عمل فريق تطوعي
تمثل خطة العمل الجسر الذي يربط بين وضع الفريق الحالي وبين ما يرغب في تحقيقه من العمل التطوعي والنتائج التي يريد الوصول إليها، ويجب أن تتضمن الخطة الخطوات الواجب القيام بها للوصول لهذه النتائج وتحقيق ما يأمل فيه الفريق وهذه الخطوات هي كالآتي:
- تحديد الأهداف السنوية للخطة وكتابتها وهذه الأهداف هي ما يسعى الفريق لتحقيقها من هذا العمل.
- تحديد الفئة أو الجمهور المستهدف وفقا لأعمار هذه الفئة أو موقعها الجغرافي ونحو ذلك.
- تحديد الفئة التي سوف تقوم بتنفيذ المشروع وتساهم في إنجازه وصفات هذه الفئة، إذ يجب أن تكون شخصيات الأفراد في هذه الفئة تتسم بالتفاؤل والشفافية فضلا عن أهمية امتلاكها الخبرة فيما يوكل إليها من مهام وأعمال.
- معرفة الصعوبات التي قد تواجه العمل أو المشروع وتحديدها والتي قد يكون من شأنها عرقلة سير العمل وتنفيذه في المدة المحددة له.
- كتابة الخطة من خلال كتابة خطوط رئيسية بشكل موجز تعبر عن المشاريع التي سوف يتجه الفريق نحو العمل بها.
- إجراء تقييم لاحتياجات العمل وتحديد الأولويات التي يتطلبها واختيار الطرق والأساليب التي سوف تستخدم لتحقيق ما تم تحديده من أولويات، معرفة ما يحتاج إليه العمل من متطلبات يجب توافرها لتنفيذ العمل مثل الأموال أو المراجع أو الأجهزة.
- وضع النتائج المتوقعة من هذا العمل وتحديدها ومعرفة المخرجات المتوقع الخروج بها من العمل.
اقرأ أيضًا: نموذج خطة عمل مبيعات
كيفية اختيار متطوعين
يجب وضع استراتيجية للتوظيف أثناء إعداد خطة عمل الفريق التطوعي تجيب عن السؤال الخاص بماهية الأدوار التي يجب اختيارها للمتطوعين للقيام بها وأدائها، إذ يجب أن ندرك مدى أهمية المتطوعين وأهمية الأدوار التي يلعبونها وما يملكونه من قدرات مختلفة، لذا يجب الاهتمام بهذه الفئة والحرص على اتباع الخطوات التالية:
- تحديد نوع المتطوعين الذين سيتم إسناد أدوار إليهم في العمل التطوعي ومعرفة ما إذا كانوا من المحترفين أم الخريجين الجدد أم الطلاب، إذ أن وضع استراتيجية للتوظيف يعتمد على نوع هذه الفئة وما لديهم من خبرات وقدرات في هذا المجال.
- الاحتفاظ بسجلات المتطوعين الذين سبق لهم العمل في تجارب سابقة وقد يحتاج إليهم هذا العمل مستقبلا، وذلك من خلال إنشاء شبكة عمل خاصة بالمتطوعين وتأسيس قاعدة للبيانات الخاصة بهم خاصة من يتصفون بالالتزام منهم.
- تأسيس مجتمع تطوعي بإقامة المناسبات وتنظيم تدريبات تتيح للمتطوعين فرصة التعرف على بعضهم البعض، كما تجذب هذه المناسبات أنظار المتطوعين الجدد.
- التركيز على الفوائد التي تعود على المتطوعين من هذا العمل وتوضيحها لهم وذلك لأجل أن يدرك المتطوع أن الفائدة من هذا العمل، ليست قاصرة على الانضمام له فحسب بل تتميز بفوائد أخرى مثل اكتساب مهارات وخبرات جديدة وتكوين صداقات جديدة مع المتطوعين الآخرين.
- حث المتطوعين على أن يكونوا سفراء لعملهم من خلال تشجيع الأخرين وحثهم على الانضمام لهم والمشاركة في العمل التطوعي.
- بناء جسر للتواصل بين المتطوعين يعد من أهم الركائز التي تبنى بها المشاريع الفعالة والاهتمام بالبحث الدائم والمستمر عن المتطوعين الجدد.
اقرأ أيضًا: كيفية اعدادخطة عمل تنفيذية
أهم الإرشادات في العمل التطوعي
يلزم لتطوير خطة عمل الفريق التطوعي أشخاص يعملون على تطوير هذه الخطة من خلال ما يتمتعون به من خبرة مجتمعية ورؤية واضحة، يرون من خلالها المكانة التي يسعون للوصول إليها والإلمام بكافة ما يحتاج إليه المجتمع من متطلبات، كما يتطلب لنجاح خطة عمل هذا الفريق الحرص على اتباع مجموعة من الإرشادات التي تساهم في نجاح الخطة ومنها:
- الاتجاه نحو تكوين علاقات وروابط اجتماعية تربط الأفراد بمؤسسات المجتمع المحلي، وهذا الاتجاه يساهم في الحصول على المزيد من الخبرات والتصورات التي من شأنها تحسين أداء العمل.
- إتاحة الفرصة أمام المتطوعين للمشاركة في كتابة الخطة واختيار الأنشطة التي تتضمنها.
- الإلمام بحاجات المجتمع ومتطلباته وتحديدها وتوضيح الأهداف التي تتعلق بالعمل مما يساعد في تحديد المهمة وتيسيرها.
- الاستعانة ببعض الشخصيات ذات التأثير الإيجابي الفعال والاستفادة من خبراتها في الدعم والاسترشاد.
- الاهتمام بالنواحي التحفيزية للمتطوعين وتبني أفكارهم.
المصدر